企業戦士へ、
会議で差がつくのは、会議の中だけではない。会議が終わって30分以内に、まとめを送る人。これだけで、会議を仕切った人と同じくらい評価される。
会議では、結局ほとんど話せなかった。言いたかったことは、帰り道に全部英語で浮かんでくる。なんで今なんだよ。
でも、まだ終わっていない。メールなら、英語をゆっくり書ける。会議で話せなかった人ほど、ここで取り返せる。
英語のフォローアップメールは、会議の後の30分が勝負
アメリカの職場では、会議の後に誰かが短いまとめを送るのが普通だ。英語では "follow-up email" や "recap" と呼ぶ。日本の会議の議事録に近いが、もっと短く、もっと早い。
問題は、誰が送るか決まっていないことが多い点だ。みんな「誰かが送るだろう」と思っている。だから、最初に送った人が、その会議の記録を握る。何が決まったかを書いた人が、事実上の仕切り役になる。
しかも、メールなら和訳して組み立てても間に合う。会議の中では使えなかった時間を、ここで使える。
フォローアップメールの英語は、3つずつ積み上げる
フォローアップメールに使う英語は、そこまで多くない。ただ、例文集を眺めているだけでは、会議の後に手が止まる。今週使う3つを、反射で出るまで唱える。来週、また3つ足す。
最初に鍛えるのは、メールの骨格になるこの3つだ。その下に、次のアクションや添付の一言を足しておいた。
| 型 | フレーズ | 意味 | 使う場所 |
|---|---|---|---|
| 書き出しの型 | Quick follow-up from today's meeting. | 今日の会議のフォローアップです | 件名、本文の1行目 |
| 要点の型 | Here's what we agreed on: | 決まったことは、以下の通りです | 本文の中心 |
| 締めの型 | Let me know if I missed anything. | 漏れがあれば教えてください | 最後の1行 |
| 次の動きの型 | Next steps: | 次のアクション | 要点の後 |
| 添付の型 | I've attached the slides from today's meeting. | 今日の会議の資料を添付します | 資料がある時 |
| 確認を頼む型 | Could you confirm by Thursday? | 木曜までにご確認いただけますか？ | 相手の返事が必要な時 |
フォローアップメールの骨格になる3つの型
1. "Quick follow-up from today's meeting." 書き出しの型
件名にも、本文の1行目にも使える。"Quick" がついているので、読む側も構えない。会議の名前を "on" でつなげば、何のメールか一目でわかる。
Hi all, quick follow-up from today's meeting on the Q4 campaign.
（皆さん、今日の第4四半期キャンペーンの会議のフォローアップです）
2. "Here's what we agreed on:" 要点の型
決まったことを、箇条書きで並べる。担当と期限も書く。このメールが、会議の公式な記録になる。
会議の中で聞き取れなかった部分があっても、ここで確認できる。間違っていれば、誰かが直してくれる。
Here's what we agreed on: we'll launch on November 3, and Lisa will own the budget.
（決まったことは以下の通りです。11月3日にローンチし、予算はリサが担当します）
3. "Let me know if I missed anything." 締めの型
抜けがあっても、誰かが補ってくれる。完璧でなくていい。早く送ることのほうが大事だ。
Let me know if I missed anything. Thanks, everyone.
（漏れがあれば教えてください。皆さん、ありがとうございました）
議事録メールを仕上げる英語の一言
4. "Next steps:" 次の動きの型
決まったことの次に、誰が、何を、いつまでにやるかを書く。ここがあるだけで、会議が「話しただけ」で終わらなくなる。1行に1人、名前を主語にして書くべし。
Next steps: Lisa will share the final budget by Friday, and Ken will send the draft ad copy next week.
（次のアクション：リサが金曜までに最終予算を共有し、ケンが来週、広告コピーの下書きを送ります）
5. "I've attached the slides from today's meeting." 添付の型
会議で使った資料は、まとめと一緒に送る。会議に出られなかった人にも、このメール1通で全部が伝わる。
I've attached the slides from today's meeting, including the updated timeline.
（更新したスケジュールも含めて、今日の会議の資料を添付します）
6. "Could you confirm by Thursday?" 確認を頼む型
相手の返事がないと進まないことは、期限をつけて頼む。期限がない依頼は、だいたい後回しにされる。
Mike, could you confirm the vendor quote by Thursday?
（マイク、木曜までに業者の見積もりを確認してもらえますか？）
そのまま使える英語のフォローアップメール例文
ここまでの型を組み合わせると、こうなる。名前と中身を入れ替えれば、そのまま使える。
Subject: Quick follow-up: Q4 campaign meeting
Hi all,
Quick follow-up from today's meeting on the Q4 campaign.
Here's what we agreed on:
1) We'll launch on November 3.
2) Lisa will own the budget.
Next steps:
1) Lisa will share the final budget by Friday.
2) Ken will send the draft ad copy next week.
I've attached the slides from today's meeting.
Let me know if I missed anything. Thanks, everyone.
Ken
全体で10行ほど。これで十分だ。長く書くより、早く送るほうが効く。
10分の英語筋トレメニュー
メールの英語でも、唱えるべし。書く時に毎回例文を探しているうちは、30分以内には送れない。
- 3つの型の例文を、それぞれ声に出して30回。1文30回で3〜4分、3文で10分。朝、家を出る前に終わる。
- 名前と中身を、自分の案件に入れ替えた3文を書く。それも30回。
- 次の会議が終わったら、30分以内にこの3文でまとめを送る。自分が主催した会議でなくてもいい。誰も送らないなら、あなたが送る。
ゴールは、覚えることではない。例文を探さなくても指が動き、口でも同じ文が出る状態。英語が筋肉の一部になっている状態だ。
会議の後の30分で、評価は変わる
会議で一言も話せなかった日でも、まとめを送った人は、その会議にいた人として覚えられる。悔しい会議ほど、30分以内に送るべし。
筋肉は裏切らない。
会議の最後に、まとめを送ると宣言する英語は、英語会議の締め方にまとめた。
